Devonthink im Portrait (1) – Was ist das und wer braucht es?

In dieser vierteiligen Reihe möchte ich euch Devonthink vorstellen. Was ist das? Für wen ist Devonthink nützlich? Wo sind Stärken, wo Schwächen? Wie verträgt es sich mit iOS? Und was wünsche ich mir für die Zukunft? In den nächsten Wochen werde ich hier ein möglichst kompletten Überblick geben für alle, die Devonthink kennenlernen wollen, oder vielleicht schon überlegen, ob sie in das Programm investieren sollen.

Devonthink? Was soll das eigentlich sein?

Einfach gesagt ist Devonthink eine Dokumentverwaltung. Dokument ist dabei aber weit zu fassen. Der Fokus liegt zwar eindeutig auf Text, es können aber ebenso andere Medientypen gespeichert werden, seien es Bilder, Videos oder Tondokumente. Ich würde aber schätzen, dass 98% all meiner Dateien in Devonthink Texte sind.

Das Programm ist grundlegend in verschiedenen Datenbanken organisiert. Was eine Datenbank genau ist, kann für jede Person anders sein. Ich persönlich habe eine Datenbank pro Lebensbereich: eine für meine Promotion, eine für diesen Blog, eine für meinen Job, aber zum Beispiel auch eine Datenbank, die mir als Bibliothek dient. Dort speichere ich alle Arten von Artikeln, Büchern, oder Podcasts, die ich für speichernswert halte.

Innerhalb einer Datenbank findet sich dann ein Eingang, sowie beliebig viele weitere Ordner. Das ist ein wichtiger Punkt: Devonthink ist so flexibel, wie man es selbst haben möchte. Der einzige vorgegebene Ordner in jeder Datenbank ist der Eingang. Dort werden alle Dateien gesammelt, die einer Datenbank zugewiesen werden, ein virtueller Posteingang sozusagen.

Hinzu kommt noch ein Globaler Eingang, der unabhängig von allen anderen Datenbanken existiert. Ich nutze dieses System so, dass zunächst einmal alles in den Globalen Eingang kommt und ich später die Zuordnung in die jeweilige Datenbank bzw. den korrekten Ordner in einer Datenbank vornehme.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Devonthink sind Duplikate und Replikate. Mit einem Duplikat verdoppelt man eine Datei. Beide Dateien existieren fortan unabhängig voneinander. Eine Veränderung in der einen Datei hat keine Auswirkung auf die andere. Replikate hingegen sind nur Verweise auf eine Ausgangsdatei. Verändere ich das Replikat, ändert sich auch die ursprüngliche Datei. Das finde ich enorm nützlich, wenn Dateien mehrfache Zugehörigkeiten haben, zum Beispiel wenn ein wissenschaftlicher Text zu mehreren Fachgebieten gehört.

Alle Daten immer und überall: Sync-Möglichkeiten

Das ganze kann natürlich synchronisiert werden, sodass der Zugriff auf die eigenen Daten auch auf mehreren Geräten oder von unterwegs aus möglich ist. Die Sync-Möglichkeiten sind vielfältig. iCloud ist möglich, genauso wie Dropbox, CloudMe, oder WebDAV-Services. Außerdem ist es möglich, den Bonjour-Service zu nutzen, sodass zwei Apple-Geräte im gleichen Netzwerk direkt miteinander sprechen und ohne Umweg über die Cloud die Daten synchronisieren.

Nach meiner Erfahrung ist der Sync-Mechanismus über die Zeit immer besser geworden und funktioniert bei mir tadellos. Mein Set-Up sieht momentan so aus, dass ich einen alten Mac Mini als Homeserver nutze, einen iMac als Hauptrechner und unterwegs mit einem iPad Pro arbeite. Zusätzlich habe ich es auch noch gern auf dem iPhone. Dort nutze ich Devonthink zwar fast nie, gerade für den Zugriff auf Tickets oder ähnliches, möchte ich die Option aber haben.

Ich muss also vier Geräte miteinander synchronisieren, was nicht ganz trivial ist. Devonthink mag es nämlich nicht, wenn eine Datenbank auf zwei Geräten gleichzeitig geöffnet ist. Da mein Mini aber immer läuft und Devonthink dort geöffnet ist¹, ist die Datenbank also sofort doppelt geöffnet, wenn ich Devonthink auf dem iMac laufen lasse – was de facto immer ist, wenn ich am iMac bin. Ein Einfallstor für Sync-Probleme.

Ich habe es nun folgendermaßen gelöst: Der Mini ist quasi der Ausgangspunkt für alles und beherbergt die Wahrheit. Er synchronisiert über iCloud mit meinem iPad und dem iPhone. Das funktioniert auch problemlos. Eine iOS- und eine MacOS-Instanz parallel zu betreiben scheint kein Problem zu sein. Den iMac demgegenüber habe ich aber per Bonjour mit dem Mini verbunden. Die beiden funken also nur lokal untereinander und entgehen so möglichen Sync-Problemen. Bisher funktioniert diese Lösung einwandfrei, was mich sehr glücklich macht. Schlecht oder gar nicht funktionierende Synchronisation ist immer ein Graus für mich und gern auch mal ein K.O.-Kriterium für mich.

Der Elefant im Raum: Wieso nicht einfach Ordner + Cloud?

Jetzt will ich mich aber noch gern dem Elefanten im Raum widmen: Wieso sollte für die beschriebenen Funktionen Geld ausgeben? Ich könnte doch auch einfach eine Ordnerstruktur anlegen und diese komplett über einen Cloud-Dienst meiner Wahl synchronisieren. Für mich gibt es einen ganz großen und viele kleine Unterschiede, die Devonthink hier unterscheiden.

Der springende Punkt ist die Suchfunktion, die durch Künstliche Intelligenz unterstützt wird. Auf den ersten Blick funktioniert diese wie eine gewöhnliche Suchfunktion: Man gibt einen Begriff ein und bekommt alles ausgespuckt, was das Suchwort beinhaltet. Ob das Suchwort im Titel, dem eigentlichen Inhalt oder zugeordneten Tags steckt, ist dabei egal. Es ist aber auch möglich, Suchoperatoren zu verwenden. Hiermit kann z.B. nach mehreren Suchbegriffen gleichzeitig gesucht werden. Das ganze lässt sich aber noch viel weiter treiben, indem man beispielsweise nach einer Wortkombination und ihrem Abstand zueinander sucht – so findet man dann Dokumente, bei denen eben jene Wortkombination wirklich nebeneinander steht und nicht nur irgendwo im Text verstreut. Falls das verwirrend klingt; kein Problem. Die Haupterkenntnis hier ist, dass man sehr genau suchen kann.

Was aber noch viel entscheidender ist, ist das kleine Hutsymbol in der Symbolleiste. Klickt man dort drauf, wird die Künstliche Intelligenz aktiviert. Diese zeigt verwandte Dokumente an. Verwandt bedeutet hier ähnlich mit Blick auf den Inhalt. Der Assistent wird dabei besser, wenn man mehr mit ihm arbeitet, da er dazulernt. Theoretisch kann man durch diese komplexe Suche auf Ordner verzichten und alles einfach in eine große Datenbank werfen. Einfach nach einem Dokument suchen und dann über die KI weitere, mit dem Ausgangsdokument zusammenhängende, Dateien finden.

Dieser Suchassistent kann für die eigene Kreativität enorm hilfreich sein. Angenommen ich wäre Journalist und schreibe an einem neuen Artikel. Dann könnte ich einfach einen Text zum Thema nehmen, den Assistenten aktivieren und mir alles anzeigen lassen, das laut Meinung der KI damit zu tun hat. Mir ist es schon des öfteren passiert, dass mir Texte angezeigt wurden, die auf den ersten Blick nicht passten, dann aber doch einen interessanten Aspekt beitrugen. Eine ähnliche Herangehensweise können Wissenschaftler*innen nutzen, wenn sie auf der Suche nach innovativen Querverbindungen sind.

Neben der Suche und dem Assistenten gibt es aber noch eine Reihe weiterer Gründe, die Devonthink von einer einfachen Kombination aus Ordnern und Cloud unterscheiden. Ganz wichtig für mich als Verfechter papierlosen Arbeitens ist die OCR-Funktion – Optical Character Recognition. Das ist eine Möglichkeit, gescannte Dokumente in durchsuchbare PDFs umzuwandeln. Da ich jegliche ausgedruckte Dokument digitalisiere, ist es unheimlich hilfreich, dass ich dafür keine gesonderte Software benötige.

Ähnlich wichtig ist für mich die Import-Funktion für Emails. Ich archiviere alle wichtigen Mails inklusive Anhängen in Devonthink und kann sie so mit der mächtigen Suche wiederfinden. Das ist ein großes Plus, da die Suchen von Mailprogrammen in der Regel leider ziemlich mies sind.

Im nächsten Teil werde ich über meine eigenen Anwendungs- und Organisationsszenarien sprechen. Dann werden sicherlich noch mehr Gründe deutlich, wieso ich mich für Devonthink entschieden habe und den doch recht hohen Preis für die Pro Office-Version bereit war zu zahlen.

Die verschiedenen Versionen

Neben der Version für iOS, auf die ich noch in einem eigenen Teil eingehen werde, gibt es drei verschiedene Versionen von Devonthink, die sich hinsichtlich Leistungsumfang und Preis unterscheiden: Personal, Pro, sowie Pro Office*, wobei letztgenanntes das umfangreichste / teuerste Paket ist. Worin unterscheiden sich die Versionen?

Wer die Personal-Version wählt, bekommt ein rundum funktionsfähiges Devonthink. Es können Dateien erfasst und gemanagt werden, anmontieren von PDFs ist ebenso möglich wie Texte zu bearbeiten. Genauso ist die eben angesprochene erweiterte Suche mit an Bord. Allerdings geschieht alles nur in einer Datenbank. Mehrere Datenbanken gibt es nämlich erst mit der Pro-Version. Ein für mich extrem wichtiger Unterschied. Die Pro Office-Version bringt dann auch eine Scan-Funktion mit OCR, sowie die Möglichkeit, Mails zu archivieren mit sich. Das sind aber nur die prominentesten Unterschiede. Eine vollständige Übersicht findet sich hier.

Wichtig zu erwähnen ist noch, dass es sehr großzügige Testmöglichkeiten für Devonthink gibt. Es werden einem nämlich 150 Nutzungsdauer eingeräumt. Anders als bei anderer Software gibt es also nicht einen Testzeitraum von beispielsweise vierzehn Tagen. Stattdessen zählt nur die tatsächliche Nutzung. Nur wenn Devonthink geöffnet ist, wird Zeit vom Kontingent abgezogen. In 150 Stunden kann man eine Menge erledigen und wird mit Sicherheit ein gutes Gefühl für das Programm bekommen. So ist es möglich, wirklich entscheiden zu können, ob es was für einen ist oder nicht.

Der zweite spannende Punkt bezüglich der Kaufentscheidung ist die Möglichkeit, aufzustocken. Ich kann zum Beispiel zunächst die Personal-Version kaufen und später auf Pro, oder Pro Office upgraden, wenn ich merke, dass ich doch mehr Funktionalität möchte. Ich zahle dann nur noch den Differenzbetrag. Für mich war das ein sehr guter Weg. Ich habe zunächst Devonthink Pro 150 ausgiebig getestet und mich dann für den Kauf entschieden. Nach einigen Monaten wollte ich dann gern noch die Möglichkeit, OCR-Scans durchzuführen und meine Mails zu archivieren. Statt aber direkt zu upgraden, habe ich wiederum für 150 Stunden die Pro Office-Version getestet, um zu schauen, ob ich diese Funktionen wirklich so nutze, wie ich dachte. Erst als ich die Frage positiv beantwortet, hab ich das Geld ausgegeben. Wirklich ein faires Modell.

Devonthink Personal kostet momentan 44,09€, Devonthink Pro 70,57€ und Pro Office 132,36€ zuzüglich Mehrwertsteuer. Die krummen Zahlen kommen dabei durch die Umrechnung von US-Dollar in Euro zustande. Daher kann der Preis auch schwanken. Wichtig scheint mir noch der Hinweis zu sein, dass es auch einen Education-Store gibt. Wer also Schüler*in, Student*in oder Wissenschaftler*in ist, kann einen Rabatt von 30% bekommen. Alle anderen können aber auch in den Genuss eines Rabattes kommen, müssen sich nur etwas gedulden. Devonthink wird immer mal wieder im Laufe des Jahres vergünstigt angeboten, z.B. beim sogenannten Winter Fest, eine Promo-Aktion verschiedener Softwareentwickler.

Gemeinnützige Organisationen können sich sogar für eine kostenlose Lizenz bewerben.

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Die nächsten Teile:
+ Anwendungs- und Organisationsszenarien
+ Devonthink für iOS
+ Was wünsche ich mir für die Zukunft