Devonthink im Portrait (2) – Mein Nutzungsszenario

Im ersten Teil dieser Reihe habe ich zunächst mal grundlegend erklärt, was Devonthink ist und kann. Dabei habe ich mit Sicherheit einiges vergessen. Das liegt aber nicht so sehr an fehlender Sorgfalt, sondern an der schieren Komplexität des Programms. Daher auch hier wieder der Hinweis: Devonthink ist viel zu umfangreich, um in wenigen Artikeln alles darzustellen. Daher zeige ich hier auch nur meine persönliche Nutzung, die für andere als Inspiration dienen kann.

Insgesamt habe ich neun verschiedene Datenbanken. Einige davon sind Lebensbereichen zugeordnet, andere sind sozusagen Spezialdatenbanken. Hinzu kommt ein globaler Eingang, zu dem ich weiter unten noch etwas sage.

Je eine “Lebensdatenbank” entfällt auf meine Promotion, das Forschungsprojekt in dem ich arbeite, diesen Blog, sowie mein zweites Blog/Podcast-Projekt undogmatisch.net. Außerdem habe ich noch Datenbanken für mein papierloses Büro, eine Bibliothek, eine Datenbank für persönliche Weiterbildung, eine für Rezepte, sowie ein E-Mail-Archiv.

Devonthink als papierloses Büro

Ich beginne einfach mal mit der wichtigsten Datenbank: meinem papierlosen Büro. Ich bin seit einigen Jahren wirklich auf ein komplett papierloses Büro umgestiegen. Jeder Brief, der mich erreicht, wird eingescannt, benannt, ggf. getaggt und im entsprechenden Ordner “abgeheftet”. Rechnungen, Tickets oder Gutscheine lasse ich mir sowieso nur digital zustellen.

Das ist sowieso der erste und wichtigste Schritt zu einem papierlosen Büro: jede Möglichkeit nutzen, um Papierpost zu vermeiden. Zum Glück bieten fast alle Institutionen, Firmen etc. mittlerweile die Möglichkeit an, Rechnungen als PDF zuzustellen. So entfällt schon mal ein Großteil der Papierpost. Ähnlich angenehm ist die Lage beim Versand von Gutscheinen, Software-Lizenzen usw.

Schwieriger wird es bei Amtsbescheiden und vergleichbarer offizieller Post. Hier wird nach wie vor viel und gern mit Papierbriefen gearbeitet. Ähnlich verhält es sich leider mit Kranken- und Rentenversicherungen. Hierfür nutze ich meinen Uralt-Scanner, der seine Aufgabe aber nach wie vor tadellos erledigt. Bis auf wenige Ausnahmen vernichte ich die Briefe nach dem Scanvorgang mit meinem Schredder. Ich will einfach so wenig wie möglich Papier rumliegen haben, da finde ich das nur konsequent.

Natürlich gibt es Schreiben, die im Original aufbewahrt werden müssen. Hierfür reicht mir aber ein einziger schmaler Ordner, der bei mir im Regal liegt. Dort sind dann z.B. meine Abschlusszeugnisse drin oder mein Arbeits- und Mietvertrag. Das lässt sich leider (noch) nicht umgehen, ist aber sicherlich akzeptabel. Und nein, ich habe in all den Jahren noch nie ein Problem mit nicht im Original vorliegenden Schreiben gehabt. Meine Scans wurden bisher immer anstandslos akzeptiert.

Aber wie ist es um die Sicherheit bestellt? Schließlich synchronisiere ich meine Datenbanken per iCloud und lade somit die wichtigsten Dokumente meine offiziellen Lebens hoch. Ist das nicht furchtbar unsicher? Ich denke nicht. Zum einen liegen die Daten in iCloud und iCloud gilt als extrem sicher. Selbst das FBI hat sich immer wieder die Zähne daran ausgebissen. Zudem schütze ich meinen iCloud-Account mit einem sicheren durch 1Password generierten Passwort und Zweifaktorauthentifizierung.

Zum anderen ermöglicht es aber auch Devonthink selbst, Datenbanken mit einem Passwort zu schützen. Dieses Feature nutze ich natürlich, sodass nur ein verschlüsselter Container in die Cloud geladen wird. Und zu guter Letzt werden auch nicht die Datenbanken an sich, sondern nur ein Sync-Paket über iCloud transportiert. Deswegen soll man Datenbanken auch nicht in einem Cloud-Ordner, sondern nur einem lokalen Ordner speichern. Die vollständige Datenbank ist immer lokal gespeichert, die Cloud ist nur ein Hub für den Sync. Das gibt mir ausreichend Seelenfrieden, um auch sensible Dokumente hochzuladen.

Meine Wissenschaftsdatenbank

Die Datenbanken für meine Promotion, meine Blogprojekte, sowie für meinen Job sollten relativ selbsterklärend sein. Hier landen halt einfach die Dinge, die mit dem jeweiligen Lebensbereich zusammenhängen. Veröffentlichte Texte finden sich hier genauso wie verschiedene Arbeitsversionen meines Buches. Gleichzeitig habe ich auch Admin-Ordner. Im Admin-Ordner der Papierlos Studieren-Datenbank landen zum Beispiel Rechnungen meines Domain-Providers oder Abrechnungen von verkauften Büchern. Hier nutze ich auch das Duplikat-Feature, von dem ich in Teil 1 sprach. Einnahmen und Ausgaben aus meiner freiberuflichen Tätigkeit muss ich natürlich für das Finanzamt dokumentieren, weshalb Nachweise darüber natürlich in meiner Büro-Datenbank sein sollten. Zusätzlich habe ich sie aber auch gern in der thematischen Datenbank. Mit Duplikaten ist das zum Glück kein Problem.

Deutlich spannender finde ich aber meine Bibliothek. Hier sammle ich alles von eBooks über Artikel bis hin zu Podcasts. Es ist mein stets wachsendes Archiv für alles, das Informationen vermittelt und von mir als interessant erachtet wird. Zwei Gruppen sind dabei besonders wichtig: die Artikel- und die Wissenschaft-Gruppe.

In der ersten landen alle Artikel, Beiträge und Berichte, die ich in irgendeiner Weise spannend, interessant oder lehrreich finde. Das kann wirklich alles sein. Im Normalfall handelt es sich um Zeitungsbeiträge, die ich nach dem Lesen dort abspeichere. Das tue ich übrigens meist als PDF, manchmal als Webarchiv. Ich nutze hier den tollen Webpicker von Devonthink, ein kleines Plugin für den Browser, mit dem ich Artikel von Internetseiten importieren kann. Während des Importvorgangs kann man das Format auswählen, u.a. auch eine aufgeräumte Version des Webarchivs, bei dem nur Text und Bilder erhalten werden und man sehr cleane und daher gut zu lesende Dokumente bekommt.

Dabei kommt alles in die gleiche Gruppe. Keine thematische Unterscheidung. An diesem Punkt mache ich mir die weitreichenden Suchfeatures von Devonthink zunutze. Titel und Inhalt dürften eigentlich schon reichen, um relevante Artikel zu finden. Ich ergänze das Ganze aber noch mit Schlagworten, die ich jedem neuen Artikel gebe. Einfach drei bis fünf Tags und schon habe ich eine weitere Möglichkeit, spannende Artikel wiederzufinden. Über die Jahre sind so viele hundert Zeitungsartikel zusammen gekommen.

Die zweite spannende Gruppe ist meine wissenschaftliche Bibliothek. Hier macht es sich bezahlt, dass ich im Grunde seit Beginn meines Studiums, Texte digital aufbewahrt habe. Zu Beginn noch lückenhaft, dürfte mir gegen Ende kein Text entgangen sein. Bei ungefähr sieben Jahren Studium, verbunden mit zwei Abschlussarbeiten hat sich da einiges angesammelt. Ich rede hier von einer deutlich vierstelligen Anzahl an Texten zu allen möglichen Bereichen der Politikwissenschaft, Soziologie, Ethnologie, Philosophie, Wirtschaftswissenschaften und wissenschaftlichem Arbeiten generell. Schon ein kleiner Schatz.

Im Gegensatz zur Artikel-Gruppe nutze ich hier weitere Unterordner, die nach Teildisziplinen organisiert sind. Es gibt beispielsweise einen Unterordner für politische Theorie oder einen für Internationale Beziehungen. Warum? Weil ich mich manchmal gern durch diese Ordner klicke, um interessante Texte zu finden. Ähnlich wie man durch eine Bibliothek geht und sich von thematisch passenden Büchern inspirieren lässt.

Das “einzige” Problem war, dass diese ganzen Texte natürlich nicht nach Themen geordnet vorlagen, sondern in einem großen Ordner. Altlasten von meinem Umzug von Evernote, das ich vor Devonthink nutzte. Was also tun? Ich habe mir hier die in Teil 1 angesprochene künstliche Intelligenz zunutze gemacht. Ich habe also zunächst verschiedene thematische Ordner angelegt und hab mich dann durch die Texte geklickt. Mit jedem Mal einsortieren, hat die KI besser verstanden, welcher Text wohin gehört. Mittlerweile bekomme ich meist ziemlich treffsichere Vorschläge. Das dauert zwar immer noch (sehr) lange, da ich jeden einzelnen Text von Hand einsortieren muss, aber zumindest bekomme ich nun einen Vorschlag, den ich mit einem kurzen Blick auf den Titel bestätigen kann. Das Einordnen eines Textes dauert so unter zehn Sekunden. Bei einer vierstelligen Anzahl dauert das natürlich dennoch sehr lange, aber ich erledige das einfach immer mal wieder zwischendurch und bin mittlerweile immerhin schon beim Buchstaben M angekommen…

Der globale Eingang, meine Wochenroutine und “Später Lesen”

Eine Sonderrolle spielt der Globale Eingang. Dieser ist unabhängig von Datenbanken und kann als große Sammelstelle für alle neuen Dateien angesehen werden. Ich importiere in der Regel alls zunächst in diesen globalen Eingang, um mich dann später damit zu befassen. Ich orientiere mich hier, ebenso wie in meinem Aufgabenmanager, an der Getting Things Done-Methode. Das beinhaltet, dass ich jeden Sonntag diesen globalen Eingang durchgehe und die Dateien final bearbeite. Artikel bekommen hier ihr Schlagwort und werden dann in die Bibliothek verschoben, Rechnungen kommen in entsprechende Ordner etc. pp. Dieses Ritual hilft mir ungemein, den Überblick zu behalten und nichts durchrutschen zu lassen.

Es gibt aber auch einen extra Ordner innerhalb dieses Eingangs, der eine Sonderrolle erfüllt: der Read it later-Ordner. Wie schon erwähnt, sammle ich von allen möglichen Orten interessante Artikel. Allerdings ist es meist nicht der Fall, dass ich sie in diesem Moment auch lesen möchte. Dienste wie Instapaper oder Pocket haben diesen Usecase schon vor langer Zeit erkannt und ihr Geschäftsmodell darauf aufgebaut. Ich habe an anderer Stelle schon einen Artikel zum Thema geschrieben.

Auch ich habe lange Instapaper genutzt, mittlerweile bin ich aber auf Devonthink umgestiegen, schließlich habe ich hier alles, was ich für einen Später-lesen-Dienst benötige. Mit dem super Webpicker importiere ich jeden Artikel den ich möchte, meist als Webarchiv und stecke sie in den Ordner Später lesen im globalen Eingang. Wenn ich dann mal was lesen möchte, scrolle ich durch und suche mir einen Artikel aus. Nach dem lesen bekommt er ein paar Schlagworte und wird in die Bibliothek verschoben. Super einfach und sehr praktisch.

Alles, was sonst noch anfällt

Zum Schluss noch ein kleiner Blick auf die restlichen Datenbanken, die aber weitestgehend selbsterklärend sind. In der Weiterbilungsdatenbank landet Material, um mich persönlich weiterzubilden. Konkret sind das z.B. Materialien von Udemy-Kursen oder kleine Python-Projekte, die ich zum Üben programmiere.

Noch simpler ist die Rezepte-Datenbank. Dort sind halt einfach Kochrezepte, geordnet nach Vorspeisen, Hauptgerichte, Dessert, sowie Snacks und Getränke. Nichts spektakuläres.

Bliebt zuletzt noch meine E-Mail-Datenbank in die alle Mails kommen, die ich archivieren möchte. Ich bevorzuge dieses Vorgehen gegenüber einem bloßen Speichern im Mail-Account, da die Suchfunktionen von Mailprogrammen oft relativ grottig oder zumindest nicht ausreichend gut sind. In Devonthink kann ich mir die ausgefeilte Suche zunutze machen. Für den Import nutze ich das zur Verfügung gestellte Import-Plugin. Das gibt es aber nur in der Pro Office und damit der teuersten Variante. Das Ganze funktioniert tadellos und ich bin sehr zufrieden.

So viel also zu meinem persönlichen Aufbau in Devonthink und meine Nutzung. Ich möchte es aber nochmals sagen: Devonthink kann in unzähligen Ausprägungen konfiguriert werden und letztlich geht es darum, eine Struktur zu finden, die für einen selbst Sinn macht. Mein Aufbau kann daher eine Inspiration sein, sollte aber auf keinen Fall als Eins-zu-eins-Anleitung verstanden werden.

In den nächsten zwei Teilen werde ich noch intensiv auf die iOS-App eingehen, sowie Chancen, Wünsche und Risiken für die Zukunft von Devonthink skizzieren. Zum ersten Teil gehts hier entlang.