Planung, Zeitmanagement und Ideenverwaltung sind wichtige Bestandteile, wenn du erfolgreich in Job und Studium sein möchtest. Aber anstatt wie früher mühsam und unorganisiert mit Stift, Zettel und Klebezetteln zu hantieren, kannst du zu Hause oder unterwegs mit passenden Tools planen, sammeln, notieren und umsetzen! Ein Gastartikel von Katrin Wczasek
Wenn du papierlos arbeitest oder studierst, dann sind dir ja sicher schon einige Apps oder Tools bekannt. Aber nicht nur für klassische Arbeitsschritte im papierlosen Arbeiten kannst du Apps einsetzen, sondern auch für dein Zeit- und Ideenmanagement. Im Folgenden stelle ich dir sieben Programme und Apps vor, die kostenlos erhältlich sind und relativ einfach zu nutzen sind. Diese Tools basieren teilweise auf klassischen Zeitmanagement-, Projektmanagement- und Kreativitätsmethoden, wie z.B. Pomodoro, Planung mit To-do-Listen, Mindmapping oder Kanban. Du musst aber kein Experte in diesen Methoden sein, um die Tools zu benutzen und kannst sie nach kurzer Einarbeitungszeit intuitiv bedienen.
Projekt- und Aufgabenkoordination mit Kanban
Wenn du deine Ideen und Aufgaben übersichtlich strukturieren willst, an Deadlines erinnert werden möchtest, Kanban schon kennst und nutzt und im Team arbeiten willst, dann könnte Trello das Richtige für dich sein.
Trello ist in der Basisversion kostenlos und beinhaltet schon viele wichtige Funktionen, wie 10 Teamboards, einfache Automatisierung mit Butler und eine Integration von externen Anwendungen pro Board. Die Bezahlversionen sind dann eher für größere und professionelle Teams gedacht oder für größere Projekte, die viele Integrationen erfordern.
Du startest in Trello, indem du ein oder mehrere Boards bzw. virtuelle Pinnbretter erstellst. In diesen Boards kannst du beliebig viele Karten erstellen, die du mit Ideen, Informationen, Aufgabe, Links und auch Dokumenten füllen kannst. Wenn du streng nach der Kanban-Methode arbeitest, dann solltest du nur ein Board erstellen oder je ein Board für jeden Lebensbereich (Job, Studium, Familie, etc.), wenn du die Bereiche streng trennen willst und musst. Die Karten auf den Boards kannst du dann ebenfalls dafür benutzen, um deine To-Dos zu terminieren und daran erinnert zu werden. Du kannst weitere Personen zu deinen Boards einladen und ihnen erlauben, sie zu bearbeiten. So kannst du z.B. Präsentationen oder Studienprojekte zusammen erledigen. Sehr gut ist ebenfalls die Kommentarfunktion und die Erwähnungsfunktion, mit der die Gruppenmitglieder per Mail an neue Boards und Task erinnert werden können.
Fazit: Trello ist wirklich einfach und intuitiv zu bedienen und bietet bei Bedarf einige Add-ons und Automatisierungen. Es ist ideal für die Arbeit mit Kanban und einfachen To-Do-Listen wie auch für die Arbeit in Projekten und Gruppen. Der große Pluspunkt ist der große Umfang der Funktionen, in der kostenloses Basisfunktion.
Ideenmanagement deluxe
Wenn du viele Ideen hast, Artikel zum späteren Lesen und Verwenden speichern möchtest, wenn du deine analogen Zettel digitalisieren willst und auch unterwegs mit dem Handy oder Tablet deine Notizen und Einfälle verwalten willst, ist Evernote genau das Richtige für dich.
Evernote ist in der Basisversion kostenlos und bietet dennoch viele Möglichkeiten. So kannst du Notizen, Bilder, Blogartikel, Websiteninhalte u.ä. hochladen, mit Schlagwörtern versehen und in Notizbüchern verwalten. Das Upload-Limit ist bei 60 MB, was bei normaler Nutzung kein Problem darstellen sollte. Da es auch eine Evernote-App gibt, ist die mobile Notizverwaltung kein Problem und ist auch perfekt dafür geeignet, um z.B. Wartezeiten mit dem Lesen von Blogartikeln zu überbrücken. Du kannst problemlos in deinen Notizen wie auch in Fotos mit Beschriftungen suchen. Für das Suchen in PDFs oder in Office-Dokumenten müsstest du aber auf die Premium oder Business-Variante hochstufen.
Der große Vorteil ist vor allem der Webclipper, mit dem du ganze Seiten, Bilder und Texte aus dem Internet „clippen“, also speichern, kannst. Den Webclipper gibt es als praktisches Browser-Plugin für die gängigsten Browser. Ebenfalls ist das Freigeben ganzer Notizbücher auf Evernote für Dritte möglich und die Aufnahme von Audionotizen, wie auch die Erstellung von To-Do-Listen mit Häkchenfunktion.
Fazit: Nicht nur für das Ideenmanagement, sondern auch für das Zeitmanagement mit To-Do-Listen ist Evernote sehr gut geeignet. Seine wahre Stärke zeigt es aber bei derVerwaltung von Ideen, Notizen und Dokumenten.
Kreativ und organisiert mit Mindmaps
Wenn du mit Projekten arbeitest oder deine Aufgaben komplexer sind, ist die Aufgabenplanung mithilfe eines Mindmapping-Tools genau das Richtige für dich. Mindmapping ist das perfekte Tool, um deine Gedanken und Ideen zu sortieren und um die dazugehörigen Aufgaben zu planen. Prinzipiell reicht für die Erstellung eines Mindmaps ein großes Blatt Papier und ein Stift. Für dein mobiles Arbeiten und das papierlose Büro gibt es natürlich verschiedene Programme die du kostenlos nutzen kannst.
Unten ist das Beispiel einer Mindmap zum Thema Abschlussarbeit mit einem ersten Brainstorming zu den verschiedenen Aufgaben abgebildet. Diese Mindmap wurde online mit Mindmeister erstellt. In der kostenlosen Version von Mindmeister kann man bis drei Mindmaps erstellen. Exportieren kann man seine Mindmap in der Basisversion leider nur als Textdatei. Ein großes Plus ist die Präsentationsfunktion, mit der z.B. bei Onlinepräsentationen und -meetings, seine Ideen und Projekte vorstellen kann und auch die einzelnen Ideen nacheinander einblenden kann.
Wer lieber am Computer mit Mindmaps arbeiten möchte, ist mit Xmind und Freeplane an der richtigen Adresse. Xmind ist recht intuitiv zu bedienen und bietet mit einfachen Vorlagen eine gute Grundlage für erste Mindmaps. Die Mindmaps können als Text- , HTML- oder Bilddatei gespeichert werden. Den Präsentationsmodus gibt leider erst ab der Pro-Version.
Freeplane ist Open Source und kann durch zahlreiche Add-Ons individualisiert werden. So gibt es z.B. ein Add-On für die Organisation von Lerneinheiten und -material und weiterhin für Präsentationen. Auch wenn die Website auf den ersten Blick etwas unübersichtlich ist, so ist dieses mächtige Mindmapping-Tool kostenlos und hat eine tolle Community im Hintergrund.
Fazit: Mindmapping ist ein tolles Tool für das Brainstorming und Projektorganisation. Viele kostenloses Programme erleichtern das Erstellen von Mindmaps.
Produktiv mit der Pomodoro-Technik
Kennst du schon die Pomodoro-Technik , mit der du ganz einfach und mit wenig freier Zeit, produktiv und trotzdem gelassen deine Projekte und Aufgaben bewältigen kannst?
Du arbeitest jeweils 25 Minuten lang an einer Teilaufgabe, machst 5 Minuten Pause und wiederholst dies dreimal. Danach sollst du eine längere Pause (25-30 Minuten) einlegen und kannst danach wieder mehrere Pomodoro-Einheiten anhängen.
Natürlich kannst du die Einheiten mit einem Küchenwecker oder dem Wecker deines Handy überwachen, aber es gibt auch viele, gute und kostenloses Apps für dein Handy oder deinen Browser. Ein Beispiel ist die App „Pomotodo“ , die Pomodoro-Technik mit To-Do-Listen und Arbeitezeitenerfassung kombiniert. Weiterhin kannst du Statistiken erstellen und Erinnerungen für deine To-dos einstellen. All dies ist in der Basisversion möglich. Die Pro-Version bietet das Abonnement von Kalendern, wie z.B. iCalender oder GoogleKalender,die individuelle Einstellung der Dauer deiner Pomodoro-Einheiten und die Erfassung von Wiederholungen und Notizen.
Ein sehr schlicht gehaltene Website, die aber perfekt für die Pomodoro-Technik, geeignet ist, ist der Tomato-Timer . Kostenlos und ohne Registrierung nutzbar.
Fazit: Mit der passenden App, z.B. Pomotodo, oder Website, z.B. Tomatotimer, ist das Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik problemlos möglich.
Zur Autorin:
Katrin Wczasek ist Coach und Expertin für die Planung, das Zeitmanagement und die Vereinbarkeit. Ihre Website ist: www.bubble-prinzip.de.
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Photo by Todd Quackenbush on Unsplash
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