Meine neu entdeckte Liebe für DevonThink

Ich hatte DevonThink lange den Rücken gekehrt: zu kompliziert, ständig Probleme mit iCloud und oft einfach zu viel des Guten. Seit kurzem ist die App aber wieder fester Bestandteil meines Set-ups. Was hat sich geändert?


Vor einiger Zeit hatte ich hier auf dem Blog eine Reihe zu Devonthink, in der ich das Programm vorgestellt und auch bewertet habe. Ich habe es damals als mein digitales Archiv genutzt, in welchem ich eigentlich alles abgelegt habe: vom wissenschaftlichen Paper bis zur Stromrechnung.

Über die Zeit haben sich dann die Frustrationen gehäuft, v.a. weil ich immer wieder Probleme mit dem iCloud-Sync hatte. Ob das in erster Linie an iCloud, oder an Devonthink liegt, weiß ich nicht. Fakt war, dass es mich genervt hat. Außerdem mochte ich nicht, dass meine Dokumente in einer Datenbank liegen und damit eine Komplexitätsschicht hinzukommt. Sofern ich etwas mit dem jeweiligen Dokument machen möchte, was Devonthink nicht kann, muss ich es zunächst mal exportieren. Irgendwie umständlich.

Ich habe dann verschiedene Dinge ausprobiert, u.a. die wirklich gute Notebooks-App oder auch einfach alles nur mit normalen Ordnern im Finder zu lösen. Und doch nutze ich aktuell wieder DevonThink. Wieso?

3 Gründe für DevonThink

Der erste Grund ist die eingebaute Künstliche Intelligenz, die mir beim Einsortieren von Dateien hilft. Da ich so ein umfangreiches Ablagesystem habe, war es extrem nervig, wenn ich für jedes Dokument zunächst den (teilweise tief verschachtelten) Ordner suchen musste. DevonThink hilft mir hier enorm, weil es für eine erstaunlich große Anzahl von Dokumenten den richtigen Ordner vorschlägt.

Auch die andere Richtung ist denkbar, gerade im akademischen Kontext. Die KI kann nämlich auch ähnliche Dokumente finden. So könnte man ein Paper öffnen und dann schauen, welche Paper mit ähnlichen Themen man noch so in der Datenbank hat. Ich nutze das relativ selten, aber das muss ja nicht für alle gleichermaßen gelten.

Der zweite Grund hängt direkt mit dem ersten zusammen. DevonThink 3 hat die Möglichkeit, sowohl Smart Folders, als auch Smart Rules zu erstellen. Smart Folders sind gespeicherte Suchen, die alle Dateien in einen Ordner stecken, die der Suchabfrage entsprechen. Ich nutze das gern für einzelne Projekte, wenn ich Dokumente aus verschiedenen Ordnern zusammenziehen muss. Ein Beispiel wäre meine Steuererklärung, wo ich dann einen Smart Folder erstelle, der alle Dokumente bündelt, die mit Papierlos getaggt sind, aus dem vergangenen Jahr stammt, vom Dateityp PDF ist und das Wort Rechnung im Titel tragen. So habe ich schnell alle Dokumente zur Hand, die ich für meine Betriebsausgaben benötige.

Bild von Devonthink Benutzeroberfläche
DevonThink – mächtig, aber auch komplex (Source: DEVONtechnologies)

Smart Rules demgegenüber nutze ich aktuell noch kaum. Man kann hier Regelsets definieren, die automatisiert Dateioperationen vornehmen. Man kann so beispielsweise eine Rechnung, die immer gleich ist, nach einem festen Schema umbenennen und dann in den richtigen Ordner verschieben lassen. Wer Hazel kennt, wird das Prinzip direkt verstehen. Ich habe das bisher vor allem deshalb noch wenig genutzt, weil ich gern manuell auf meine Dateien schauen möchte, um Fehlkategorisierungen zu vermeiden. Smart Rules sind aber ein extrem mächtiges Werkzeug und ich bin froh, dass DevonThink das kann. Ich glaube auch, dass ich in Zukunft mehr darauf zurückgreifen werden. Man muss ja aber auch nicht jedes Feature sofort nutzen, nur weil es potenziell möglich ist.

Der wichtigste Grund, der mich zu DevonThink zurückgebracht hat, war aber ein ganz kleiner: das Archivieren von E-Mails. Es klingt trivial, aber ich habe einfach keine gute Lösung gefunden, um alte E-Mails abzulegen und durchsuchbar zu halten. Einfach alles in meinem Mail-Account zu lassen, ist dabei keine Option für mich. Ich möchte wichtige E-Mails zuverlässig abrufbar bei mir auf dem Rechner haben, da ich extrem oft Dinge in alten Mails nachschaue. Mit DevonThink kann ich E-Mails entweder per Drag & Drop importieren oder auch einfach per Tastatur Shortcut direkt aus meinem Mailprogramm MailMate. In DevonThink werden die Mails dann im eml-Format abgelegt, werden gut gerendert angezeigt und sind durchsuchbar. Zusammen mit der eingangs erwähnten KI und Smart Foldern ist das für mich eine unschlagbare Kombination.

Nervige Probleme umgehen

Bleiben noch die Probleme und Eigenheiten, die mich ursprünglich von DevonThink abgeschreckt haben, allem voran der Sync über iCloud. Nachdem ich zu Beginn direkt wieder Probleme mit einem unzuverlässigenn iCloud-Sync hatte, habe ich beschlossen, es einfach sein zu lassen. Kein iCloud-Sync mehr für mich! Stattdessen nutze ich jetzt Bonjour, um meine Geräte zu synchronisieren. Dabei kommuniziert mein MacBook direkt mit dem iPad und iPhone. Das geht rasend schnell und ist extrem zuverlässig, da alles im lokalen Netzwerk abläuft.

Außerdem bin ich dazu übergegangen, möglichst viel in DevonThink direkt zu lösen. Das gilt vor allem für das iPad und PDFs, die ich dort lese. Es gibt leider einen schon lang bestehenden Bug im Zusammenspiel von DevonThink to Go und meinem PDF-Editor der Wahl PDF Expert, welcher dazu führt, dass Markierungen nicht zurück ins PDF übertragen werden. Daher nutze ich auf dem iPad nun einfach die eingebaute Möglichkeit für Annotationen, die meist absolut ausreichend sind.

Fazit: Nur das nutzen, was man braucht

Was ist mein Fazit aus diesem Hin und Her? In erster Linie wohl, dass man nicht immer alles auf einmal nutzen muss, was eine App kann. Schon gar nicht bei so einem Funktionalitätsmonster wie DevonThink. Stattdessen sollte man hier behutsam ran gehen und sich an den eigenen Bedürfnissen orientieren. Nicht alles, was theoretisch möglich ist, ist auch sinnvoll. Weitere Features kann man sich auch dann noch anschauen, wenn man an Grenzen stößt. Man sollte nicht künstlich Bedürfnisse schaffen, wo eigentlich gar keine sind.

Und zweitens zeigen mir meine Erfahrungen mit DevonThink, dass man nicht gegen das Programm arbeiten sollte. Wenn ein Feature verbuggt ist, sollte man es einfach nicht nutzen, anstatt sich immer wieder damit herumzuärgern.

Seitdem ich diese beiden Ratschläge befolge, hat sich mein Frust mit DevonThink minimiert, wohingegen der tägliche Nutzen nach wie vor gegeben ist. Und demnächst werde ich mich mal um Smart Rules kümmern!


Reproduced by permission of DEVONtechnologies

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